Voorbeeldgedrag van het management

Effectief management is van vitaal belang voor een hoog niveau van veiligheid en gezondheid in organisaties. Leiderschap van het management legt het fundament waarop een goed VGM-beheerssysteem wordt gebouwd en in stand wordt gehouden.

Gedrag als aspect van goed leiderschap is niet iets vaags, maar is waarneembaar. Iedereen in de organisatie ziet, hoort en ervaart hoe het hoogste management ‘veiligheid’ demonstreert. Voor het management betekent dit dat ze goed moet beseffen dat hun gedrag het gedrag van medewerkers beïnvloedt. Concreet komt dit op het volgende neer. Het management zal:

• voorbeeldgedrag moeten vertonen en dit ook van leidinggevenden eisen.
• afspraken moeten maken over gedragscodes en gedragsregels op zowel organisatieniveau als op teamniveau.
• moeten sturen op gedrag: belonen van veilig gedrag en corrigeren/straffen van onveilig gedrag.
• consequent moeten aanspreken op onveilig gedrag en dit ook van leidinggevenden eisen, want ‘negeren is accepteren’.
• Veiligheid bespreekbaar moeten maken en houden, bijvoorbeeld door als vast agendapunt op elk (werk)overleg te zetten.
• Leidinggevenden moeten beoordelen op hun VGM-inspanningen en -resultaten.

Dit betekent voor het topmanagement (onder andere de directeur) en middenmanagement (leidinggevenden) het navolgende daadwerkelijk in de praktijk uit te voeren op een wijze die zichtbaar is voor alle medewerkers.

De VGM-beleidsverklaring
De hoogste manager (directeur):
•             ondertekent de VGM-beleidsverklaring persoonlijk, waardoor deze aangeeft wat hij/zij belangrijk vindt en waar hij/zij zich op richt.
•             communiceert periodiek en met grote regelmaat zelf de inhoud ervan.
•             eist van alle managers dat deze periodiek en met grote regelmaat de inhoud communiceren in het werkoverleg.

De veiligheids- en gezondheidsfunctionaris

De hoogste manager (directeur):
•             stelt de VG-functionaris aan binnen het bedrijf.
•             zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie de VG-functionaris kent.
•             zorgt ervoor dat de VG-functionaris voldoende deskundig/ervaren is en voldoende middelen en tijd heeft voor zijn deskundige ondersteuning.
•             geeft opdracht dat de VG-functionaris deskundige bijstand biedt in de organisatie met behoud van zijn zelfstandigheid en onafhankelijkheid.
•             zorgt ervoor dat de VG-functionaris directe toegang heeft tot en rechtstreeks rapporteert aan hem/haar, omdat hij/zij tijdig en volledig geïnformeerd dient te zijn. De VG-functionaris dient daar geen organisatorische belemmeringen in te ondervinden.
•             heeft periodiek en met grote regelmaat overleg met de VG-functionaris.
•             zorgt dat de VG-functionaris actief bij de RI&E en het Plan van aanpak betrokken wordt.

VGM-structuur in de organisatie
De hoogste manager (directeur):
•             zorgt voor een goede VGM-structuur. ‘Zonder VGM-structuur geen VGM-cultuur’.
•             zorgt ervoor dat alle betrokkenen binnen de organisatie duidelijk weten wat er van hen wordt verwacht op het gebied van VGM en ze worden beoordeeld op hun VGM-inspanningen en -resultaten.
•             neemt in alle functieomschrijvingen van alle leidinggevenden op heldere wijze taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) met betrekking tot VGM zijn op.
- Het houden van werkoverleg met VGM op de agenda, bijvoorbeeld toolboxmeetings.
- Het zorgen voor de juiste en veilige werkmethoden, arbeidsmiddelen/beveiligingen en arbeidsplaatsen.
- Het verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen.
- Het uitvoeren van periodieke werkinspecties.
- Het onderzoeken van (bijna) ongevallen.
- Het geven van instructies.
- Het houden van dagelijks toezicht.
- Het uitvoeren van taakrisicoanalyses, dan wel daar bijstand bij verlenen.
- Het uitvoeren van taakobservaties op basis van de taakrisicoanalyses.
- Controle op de eventuele aanwezigheid van correct ingevulde veiligheidspaspoorten.

Directie actief betrokken
•             Voorzitten of bijwonen van vergaderingen met VGM als punt één op elke agenda. VGM-bewustzijn begint pas echt in een organisatie te leven als directie, management en leidinggevenden zich actief bezighouden met VGM-onderwerpen en hierover frequent communiceren. Het dient dan ook een agendapunt te zijn van alle vergaderingen/overleggen waar ook de lopende operationele bedrijfsvoering wordt besproken.
•             Evalueren van ongevallen met en zonder verzuim, inclusief trendanalyse.
•             Periodiek en met grote regelmaat evalueren van VGM-activiteiten,  trendanalyse van alle VGM inspanningen/resultaten.
•             VGM-werkplekinspecties/VGM-veiligheidsronden periodiek en met grote regelmaat door de directie en het topmanagement. Periodieke veiligheids-, gezondheids- en milieurondgangen, benadrukken het belang dat de directie/top­management hecht aan een veilige, gezonde en milieu verantwoorde werkplek voor zijn werknemers. Deze observaties zijn geen inspectie van onveilige situaties. Het gaat hier om observeren van gedrag. Gedrag is dat wat waarneembaar is. Het betreft meer dan alleen (on)veilige handelingen/gedrag. Ga de dialoog aan met de medewerkers en operationeel leidinggevenden en complimenteer medewerkers die veilig en gezond werken!

De directiebeoordeling van VGM
•             Jaarlijkse beoordeling door directie op basis van interne audits over drie jaren, het gehele systeem bestrijkend en gericht op het voldoen aan de VGM-eisen.
•             Vaststellen en opvolgen verbeteracties.

VGM-doelstellingen
De hoogste manager:
•             formuleert en ziet toe op opvolging van VGM-doelstellingen en doelstellingen betreffende ongevallen. Zonder de juiste doelstellingen geen/onvoldoende VGM-inspanningen, waardoor er geen goede VGM-resultaten zullen zijn met (ernstige) ongevallen tot gevolg. Stel daarom jaarlijks de te realiseren doelstellingen vast met betrekking tot:
- rapporteerbare ongevallen (alle ongevallen met letsel met uitzondering van EHBO ongevallen).
- milieu-incidenten.
- aantal meldingen van onveilige situaties/handelingen en het opheffen/afhandelen ervan.
- aantal VGM-inspecties.
- aantal VGM-observaties,
- aantal uit te voeren TRA’s en RI&E.
- aantal uit te voeren taakobservaties.
- aantal te houden bijeenkomsten, toolbox of werkoverleg.

Stelt een actieplan op, inhoudende:
- actiepunten, voortkomende uit de doelstellingen.
- verantwoordelijken voor de uitvoering en toetsing.
- tijdsplanning.

Evalueert periodiek de realisatie van de doelstellingen en acties. Periodiek en tenminste eenmaal per jaar, om tijdig bij te kunnen sturen. Stel vast en voert corrigerende maatregelen uit.

VGM-werkplekinspecties door management
Top- en middenmanagement en operationeel leidinggevenden voeren maandelijks VGM-werkplekinspecties uit waarbij wordt gelet op:
•             risicovolle taken.
•             naleving veiligheids- en milieuregels en -voorschriften inclusief gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen en beveiligingen.
•             orde en netheid.
•             gevaarlijke situaties en handelingen/veilige werkmethoden.
•             omgaan met gevaarlijke of milieubelastende stoffen.
•             status van reddingsmiddelen (EHBO-koffer, brandblusapparatuur en dergelijke).
•             veiligheidsvoorzieningen (alarminstructiekaart, vluchtwegen en dergelijke).
•             status, veiligheid en juist gebruik van gereedschap en equipement.

Directie, top- en middenmanagers en operationeel leidinggevenden die daadwerkelijk het vorenstaande demonstreren, gaan een positieve VGM-gedragsverandering zien bij de uitvoerende medewerkers.